Visselblåsning

Visselblåsning på Avalon Innovation

Avalon Innovation uppmanar alla medarbetare att rapportera alla eventuella händelser som de tror strider mot gällande lag, EU rätt, bolagets Code of Conduct, interna riktlinjer eller policys.

Lagkrav

Denna policy baseras på lagen om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (SFS 2021:890) enligt EU direktiv och är giltig från och med den 17 december 2021. Lagen innebär skydd för visselblåsare som rapporterar om missförhållanden och överträdelser som det finns ett allmänintresse av att det kommer fram. Det innebär överträdelser mot Avalon Innovations Code of Conduct och interna policies och riktlinjer, lagstiftning samt överträdelse av EU rätt. Observera att information som medarbetaren tillhandahåller eller anklagelser som framförs kan få allvarliga konsekvenser. Det är därför angeläget att visselblåsare endast uppger information där det finns en skälig anledning för antagande av sanning och där det finns ett allmänintresse av att det kommer fram. Ju tidigare ett problem kan upptäckas desto bättre. Skadan kan i bästa fall begränsas för samtliga parter vilket gynnar Avalon Innovations varumärke och vår arbetsplats. Visselblåsaren som rapporterar om missförhållanden är skyddad och kommer inte att hindras, missgynnas eller utsättas för repressalier. I det fall visselblåsaren bryter mot en tystnadsplikt i samband med rapportering så kommer denne inte heller drabbas av repressalier. Informationen eller handlingar kring överträdelsen som visselblåsaren rapporterar om får dock inte ha kommit tillhanda på olagligt vis. Avalon Innovations förhoppning är att interna medarbetare och externa intressenter har förtroende att som första steg kontakta närmaste ledare eller annan kontakt på Avalon Innovation för stöd kring överträdelsen, innan överträdelsen rapporteras via visselblåsarkanalen.

Omfattning

Avalon Innovations policy och rutin för visselblåsning omfattar alla medarbetare på Avalon Innovation. Den omfattar även externa parter såsom kandidater i rekryteringsprocess, personer som utför arbete under Avalon Innovations kontroll och deras närstående, underleverantörer och egna företagare, inhyrd personal, volontärer, praktikanter och personer som ingår i förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan. Avalon Innovation Pirgatan 13 374 35 Karlshamn avaloninnovation.com

Rapporteringskanal

När en överträdelse eller missförhållande uppmärksammas är det möjligt att rapportera det internt, externt eller direkt till en offentlig myndighet. Visselblåsaren är alltid skyddad mot repressalier. Avalon Innovation använder &franklys rapporteringskanal för visselblåsning. Kanalen finns tillgänglig att rapportera till både internt och externt och det kommer finnas länk till den från både Avalon Innovations intranät och hemsida. Rapporteringskanalen är ett GDPR säkrat ärendehanteringssystem där man anonymt kan rapportera en överträdelse och sedan kommunicera direkt i systemet. Det är möjligt att rapportera både skriftligt (meddelande) och muntligt (spela in en ljudfil). Visselblåsaren kan också be om att få boka ett möte med kanalansvarig om denne önskar det. Det är även möjligt att rapportera offentligt till en myndighet. Denna kanal är en möjlighet för visselblåsaren i det fall om utredning och åtgärder inte vidtas. Däremot hoppas vi att visselblåsaren först väljer att rapportera ärendet till Avalon Innovation direkt så att vi får möjlighet att utreda och åtgärda ärendet enligt vår process för visselblåsning. Om en stor risk för liv och hälsa uppmärksammas ska visselblåsaren även kunna rapportera till myndigheter direkt. Det är också möjligt för visselblåsare att söka samråd med fackförbund innan rapportering görs.

Kanalansvarig

Avalon Innovation har två personer kanalansvariga som ansvarar för rapporteringskanalen i &frankly samt utredning och uppföljning. De är två personer för att kunna täcka upp för varandra under ledighet och frånvaro. Kanalansvariga på Avalon Innovation är oberoende och objektiva i sina roller och de leder arbetet med att besluta om ärendets riktighet och om det finns ett allmänintresse. De är också ansvariga för att kommunicera med visselblåsaren och under själva utredningen involvera de parter som behövs för att utreda och komma fram till eventuella åtgärder. Kanalansvariga är också i sina roller skyddade gentemot missgynnande och repressalier som kan kopplas till visselblåsning.

Process visselblåsning

1. Visselblåsaren rapporterar och ärendet registreras

2. Kanalansvarig bekräftar att ärendet är mottaget inom 7 dagar

3. Utredning - bedömning av ärendet och vidta åtgärder

4. Återkoppling till visselblåsaren inom 3 månader Avalon Innovation Pirgatan 13 374 35 Karlshamn avaloninnovation.com

Anonymitet och sekretess

Det är upp till visselblåsaren hur anonym denne vill vara vid rapporteringen. I rapporteringskanalen är det möjligt att enbart kommunicera utan kontaktuppgifter men det är också möjligt att addera mail, telefon och boka möte med kanalansvarig. Kanalansvarig värnar om visselblåsarens sekretess men om kanalansvarig bedömer att sekretess och anonymitet gentemot visselblåsaren behöver brytas för att fortskrida med utredningen så ska visselblåsaren kunna träda fram. Det är dock viktigt att kanalansvarig och visselblåsare först har en dialog om detta och att visselblåsaren inte utsätts för repressalier eller missgynnande. Om visselblåsaren inte vill avslöja sin identitet och kanalansvarig bedömer att det är nödvändigt för att kunna utreda ärendet så avslutas ärendet.

Gallring och rensning

Dokumentation och uppgifter kommer att sparas så länge det är nödvändigt och behövs för utredningen och åtgärder. En resning av dokumentation och uppgifter kommer att ske efter två år förutsatt att det inte påverkar framtida åtgärder.

Denna policy uppdaterades senast 2022-05-18.